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如何用20%的時(shí)間,實(shí)現(xiàn)80%的目標(biāo)?

[ 信息發(fā)布:本站 | 發(fā)布時(shí)間:2021-06-26 | 瀏覽:1006次 ]

著名的“二八法則”在任何場(chǎng)景下都適用,管理也不例外。
升任管理者,突然事多人忙,如何面對(duì)四面八方涌來的諸多事務(wù)?如何清晰地完成團(tuán)隊(duì)發(fā)展和個(gè)人提升的目標(biāo)?
今天這篇文章,就來解答這些疑惑。以下,Enjoy:

很多時(shí)候工作沒有成效,是因?yàn)橐婚_始的工作目標(biāo)就有問題。有時(shí)候是沒有弄清楚工作目標(biāo)就開始行動(dòng),導(dǎo)致在執(zhí)行過程中方向跑偏,執(zhí)行越到位,離目的地反而越遠(yuǎn)。

有時(shí)候是對(duì)于多個(gè)目標(biāo)缺乏重要性區(qū)分,在不重要的事情上浪費(fèi)了太多的時(shí)間,卻對(duì)更重要的目標(biāo)投入不足。

管理者對(duì)目標(biāo)的選擇和設(shè)定,直接影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作成效,因此需要對(duì)此有清晰的思考和明智的判斷。

01 優(yōu)先投入更重要的事

我們一起來想象這樣一種場(chǎng)景:新的一年開始,一個(gè)銷售管理者有好幾個(gè)目標(biāo)要達(dá)成。這些目標(biāo)包括:

①完成3000萬元的銷售額,其中新產(chǎn)品銷售額達(dá)到300萬元;

②新客戶開發(fā)數(shù)量超過50家;

③在重點(diǎn)行業(yè)取得突破,與至少三個(gè)行業(yè)的頭部客戶合作;

④提升團(tuán)隊(duì)人員的效能,人效至少提高30%。


面對(duì)這些目標(biāo),如果你是這位管理者,會(huì)如何安排自己和團(tuán)隊(duì)的工作呢?
管理者一天只有24個(gè)小時(shí),團(tuán)隊(duì)成員的數(shù)量和能力短期內(nèi)也不會(huì)發(fā)生太大變化,這就意味著管理者擁有的資源是有限的。如果對(duì)每個(gè)目標(biāo)平均用力,則分?jǐn)偟矫宽?xiàng)工作上的資源就會(huì)被攤薄,最終只會(huì)導(dǎo)致工作結(jié)果全面平庸
更高效的做法顯然是區(qū)分目標(biāo)的重要性,優(yōu)先為重點(diǎn)目標(biāo)投入資源,做到“要事第一”。
那么,如何識(shí)別工作中的“要事”呢?

02 找到重要的20%,持續(xù)投入
廣為人知的“二八原理”同樣適用于管理者的工作安排,20%的工作任務(wù)對(duì)應(yīng)著80%的工作成果。
因此,找到自己工作中更重要的20%,就是管理者高效開展工作的關(guān)鍵。
對(duì)于研發(fā)工作而言,洞察市場(chǎng)和客戶的需求,找到產(chǎn)品的差異化優(yōu)勢(shì),制訂合理的研發(fā)計(jì)劃可能是重要的20%。
對(duì)于銷售工作而言,建立和維護(hù)與重要客戶決策人的良好關(guān)系,為客戶設(shè)計(jì)針對(duì)性的解決方案可能是重要的20%。
對(duì)于管理工作而言,制定并溝通工作目標(biāo)和計(jì)劃,對(duì)核心員工進(jìn)行輔導(dǎo)和反饋等可能是重要的20%。
不同的企業(yè)和崗位有不同的工作重點(diǎn),無法完全窮舉,但可以通過幾種簡(jiǎn)單的方法進(jìn)行識(shí)別。
第一種方法是“向上看”,也就是與公司高層、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)對(duì)齊。
他們?nèi)粘T谀睦锘ǜ嗟臅r(shí)間,經(jīng)常過問哪些工作,更關(guān)注哪項(xiàng)工作的進(jìn)度,這些往往就是你工作的重點(diǎn)。
第二種方法是“向外看”,即優(yōu)先考慮與客戶利益密切相關(guān)的工作。
著名管理學(xué)家德魯克在《管理的實(shí)踐》一書中指出,創(chuàng)造顧客是企業(yè)的目的,顧客決定了企業(yè)是什么,當(dāng)顧客愿意付錢購(gòu)買企業(yè)的商品和服務(wù)時(shí),企業(yè)才能獲得商業(yè)回報(bào)。相比上級(jí)關(guān)心的事情,與客戶利益相關(guān)的事情更是你應(yīng)該優(yōu)先關(guān)注的“要事”。
第三種方法是理解公司在考核和晉升時(shí)的側(cè)重點(diǎn)和導(dǎo)向,公司的考核指標(biāo)和晉升要求會(huì)透露出重要的信息,有利于把握住重要的20% 。
例如,有的公司會(huì)明確規(guī)定管理者只有培養(yǎng)出所在崗位的后備人選,或者成功向其他團(tuán)隊(duì)輸出優(yōu)秀人才,才能獲得晉升資格。
這種晉升制度透露的信息,就是要求管理者把人才培養(yǎng)作為一個(gè)重要的工作目標(biāo)。

03 敢于和上級(jí)確認(rèn)目標(biāo)
一線管理者的重要目標(biāo),往往是從直接上級(jí)的重要目標(biāo)分解而來的。有時(shí)因?yàn)橐痪€管理者掌握的信息不充分,難以準(zhǔn)確判斷目標(biāo)的重要性和優(yōu)先級(jí)。
這時(shí)確認(rèn)目標(biāo)最簡(jiǎn)單的方法就是與上級(jí)充分溝通,讓上級(jí)幫自己明確工作目標(biāo)。
你需要和上級(jí)確認(rèn)三件事情。
第一,從上級(jí)角度看,自己手上哪些工作是更重要的;
第二,這幾項(xiàng)重點(diǎn)工作的優(yōu)先級(jí)排序,并充分討論現(xiàn)有的資源是否匹配目標(biāo)的優(yōu)先級(jí);
第三,溝通工作的成功基線,這包括:60分及格線的標(biāo)準(zhǔn),以及上級(jí)期待你帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)達(dá)成的挑戰(zhàn)性標(biāo)準(zhǔn)。
對(duì)于新手管理者而言,和上級(jí)確認(rèn)目標(biāo)可能是一個(gè)難點(diǎn)——
有的管理者不敢去和上級(jí)確認(rèn)目標(biāo),因?yàn)閾?dān)心這樣會(huì)給上級(jí)留下“壞印象”,讓上級(jí)覺得自己連工作的基本情況都弄不明白。
也有的管理者是害怕請(qǐng)教上級(jí)會(huì)占用對(duì)方太多的時(shí)間,導(dǎo)致上級(jí)發(fā)怒和批評(píng)自己。
實(shí)際上,大部分時(shí)候都是新手管理者自己“想太多了”,除了一些確實(shí)存在“揣摩文化”的企業(yè),大部分上級(jí)都更希望下屬能夠來主動(dòng)詢問,而不是下屬憑單方面的猜測(cè)胡亂行動(dòng)。
在有些情況下,上級(jí)沒有把要求講清楚,是因?yàn)闀r(shí)間倉(cāng)促,沒來得及詳細(xì)解釋工作目標(biāo),或者忽略了自己和一線管理者之間存在信息差,以為下屬知道。
除此之外,如果平時(shí)與上級(jí)就很少溝通,且為數(shù)不多的溝通都是在工作匯報(bào)、年終總結(jié)等正式場(chǎng)合完成的,那管理者對(duì)上級(jí)的陌生和距離感更會(huì)阻礙他們?nèi)ズ蜕霞?jí)確認(rèn)目標(biāo)。
這里提供三個(gè)實(shí)用的建議,幫助你完成向上溝通。
第一,讓上級(jí)做判斷題或選擇題,而不是做問答題。
在向上級(jí)提問之前,先說明你的理解或提出你的思路,讓上級(jí)去選擇和判斷。
第二,持續(xù)溝通,讓上級(jí)及時(shí)了解你的進(jìn)展,糾正問題。
上級(jí)未必總能把一切問題都想清楚,因此你可能需要先采取行動(dòng),等有了初步進(jìn)展之后再和上級(jí)溝通確認(rèn),這時(shí)你提供的信息也會(huì)是上級(jí)決策的重要依據(jù),會(huì)促進(jìn)你們就目標(biāo)和后續(xù)重點(diǎn)工作達(dá)成共識(shí)。
第三,換位思考,適應(yīng)上級(jí)的溝通風(fēng)格。
以能夠節(jié)約上級(jí)時(shí)間和方便上級(jí)決策的方式進(jìn)行溝通,例如先說結(jié)論,再解釋原因,突出重點(diǎn),并準(zhǔn)備必要的數(shù)據(jù)和事實(shí)依據(jù)等。

04 避免目標(biāo)平均主義
要警惕完美主義,它會(huì)讓人模糊重點(diǎn),無法做到“要事第一”。
作為個(gè)人貢獻(xiàn)者,你可以持續(xù)投入精力力爭(zhēng)把一項(xiàng)工作做到最好,這種精益求精的投入會(huì)助力你成為優(yōu)秀員工。
但成為管理者之后,你要負(fù)責(zé)的事情是之前的好幾倍,你不可能再不加選擇地期望把所有事都做到100分甚至120分。你需要接受有些事情暫時(shí)只需要做到60分,有的事情甚至可以放棄。完美主義管理者需要學(xué)會(huì):
第一,理解自己和資源的局限,接受現(xiàn)實(shí)的不完美。
管理的水平體現(xiàn)在有限資源下所做出的平衡和最優(yōu)化選擇,而不是追求把所有事情都做到最好。管理者需要看到并接受這種客觀現(xiàn)實(shí),把有限的精力投入到更重要的事情上。
第二,學(xué)會(huì)說不,接受無法讓所有人都滿意的事實(shí)。
一線管理者會(huì)被外部客戶、內(nèi)部各個(gè)部門同事、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不同要求所包圍。完美主義者往往想要讓每個(gè)人都滿意,期望自己能面面俱到,因此很難拒絕他人,容易被別人牽著鼻子走,把其他人的目標(biāo)當(dāng)成自己的目標(biāo)去努力。
管理者需要接受的現(xiàn)實(shí)是,你一定無法做到面面俱到,需要有所取舍。
一旦開始選擇,就意味著在滿足一些人的同時(shí),也會(huì)讓另外一些人失望。不要讓“害怕別人失望”的情緒左右你的判斷,對(duì)沒有成效和價(jià)值的要求勇敢說“不”。
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